Ça y est! Vous avez pris la décision de partir en affaires. Il s’agit d’une situation stressante dans laquelle vous sentez que vous êtes sur le point de vous lancez dans l’inconnu. Un peu chamboulé par les événements, il est possible que vous soyez incertain des prochaines étapes à suivre. Vous pouvez être sûr qu’enregistrer une entreprise au Québec en fait partie.
Une bonne fondation est primordiale lorsque crée une entreprise. La première étape est de s’assurer que tout est en règle pour la suite des choses. Dans ce cas, il est important d’enregistrer votre entreprise au Québec si cela est nécessaire afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.
Vous ne savez pas comment immatriculer une entreprise? Heureusement, Soumissions Avocat vous explique les étapes à suivre pour enregistrer votre entreprise!
Étape 1 – Choisir la forme juridique de votre entreprise
Avant de commencer le processus d’enregistrement de votre entreprise, la première étape est de trouver la forme juridique pour votre entreprise. Plusieurs formes existent donc, assurez-vous d’être certain qu’il s’agit de la bonne option pour vos objectifs d’affaires.
Vous n’êtes pas sûr de savoir quelle est la meilleure option pour vous? Un avocat en droit des affaires pourra vous conseiller et répondre à cette question.
Soumissions Avocat se charge de trouver l’avocat pour vous gratuitement grâce à son formulaire en ligne.
L’entreprise individuelle:
Si vous êtes seul propriétaire de votre entreprise et que l’on vous considère communément comme un travailleur autonome, cette forme juridique est pour vous. Dans ce cas, il n’y a pas une existence juridique distincte de la vôtre. Bref, vous êtes l’entreprise.
Bon à savoir! Si vous optez pour ce choix et que le nom de votre entreprise est le vôtre, vous n’avez pas besoin de vous enregistrer. Toutefois, cela ne s’applique pas pour la vente de tabac et les salons de bronzage.
La société par actions:
Aussi appelée compagnie, la société par actions détient sa propre entité juridique. Conséquemment, elle a ses propres droits et obligations. Au Québec, les compagnies sont constituées selon la Loi sur les sociétés par actions.
Ce type de société a comme principal objectif de réaliser des bénéfices distribués entre les actionnaires. Elle a plusieurs caractéristiques:
- Elle possède sa propre existence,
- Elle a des biens lui appartenant,
- Elle détient des droits et obligations,
- Elle a la possibilité de signer des contrats, et
- Elle peut poursuivre et être poursuivie.
La société en commandite:
Dans ce type de société, on trouve normalement deux types d’individus : les commanditaires et les commandités. Les premiers ont comme objectif de fournir les fonds nécessaires à la société tandis que les commandités fournissent leur travail et leur compétence.
La société en participation:
Cette société n’est pas de personne morale et n’a pas de personnalité juridique. Conséquemment, les personnes qui y travaillent le font en leur propre nom. Lorsqu’une société en nom collectif ou une société en commandite n’est pas immatriculée, on agit comme si elle était ce type de société.
Il existe de nombreuses autres formes de société. Cependant, celles-ci sont moins populaires et sont limitées à des situations plus particulières. Vous pouvez notamment constituer une:
- Personne morale sans but lucratif,
- Syndicat de copropriété,
- Association,
- Groupement de personnes,
- Coopérative, ou
- Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial
Étape 2 – Choisir le nom de votre entreprise
Après avoir choisi votre véhicule juridique, il est important de trouver un nom qui permettra de désigner votre entreprise et de la distinguer des compétiteurs. Pour se faire, au Québec, il est nécessaire de respecter la Charte de la langue française et donc, être en français afin d’obtenir la personnalité juridique.
Dans le nom choisi, il va normalement exister trois composantes : le générique, le spécifique ainsi que la particule. Pour bien comprendre, prenons l’exemple fictif d’un cabinet d’avocat appelé La firme FICT-IVE L.L.P.
Le Générique est une composante (un mot ou un groupe de mots) qui permet de désigner une entreprise de manière générale. On s’attend normalement à ce que cette partie du nom donne une idée du type d’entreprise: La firme FICT-IVE L.L.P.
Le Spécifique est une composante permettant de distinguer votre entreprise des autres dans le même domaine, mais aussi de toutes les autres entreprises enregistrées : La firme FICT-IVE L.L.P.
Finalement, la Particule est un abrégé qui va permettre d’apporter une précision sur la forme juridique de votre entreprise. Il est possible de penser à quelques exemples fréquents : LLC, inc., ltée, corp: La firme FICT-IVE L.L.P.
Il est aussi probable que votre entreprise soit connue sous un autre nom. Ce nom d’emprunt qui permet de référer à l’entreprise doit être déclaré s’il est utilisé dans le cadre de vos activités au Québec. Si vous cessez de l’utiliser, vous aurez à le retirer.
Dans le cas où le document constitutif de votre entreprise ne provient pas du Québec et ne possède pas de version française du nom de la compagnie, vous aurez à déclarer au Registre des entreprises, lors de votre enregistrement au Québec, les noms en français dans Autres noms utilisés au Québec.
Cependant l’usage du français n’est pas la seule condition lorsqu’il est question de choisir le nom d’une entreprise au Québec. Que ce soit pour votre nom principal ou les noms d’emprunt, voici à quoi s’attendre au moment d’enregistrer votre entreprise:
Conditions pour le nom | Nom | Nom d’emprunt |
Il doit être en français | X | X |
Il ne peut pas avoir une expression réservée ou interdite par la loi (par exemple, un centre de la petite enfance) | X | X |
Il ne doit pas avoir une expression évoquant une idée immorale, obscène ou scandaleuse | X | X |
Il ne doit pas laisser faussement croire que votre entreprise est sans but lucratif, une autorité publique ou liée à une telle organisation. | X | X |
Il ne doit pas indiquer une fausse forme juridique | X | X |
Le nom d’une personne morale constituée en vertu des lois québécoises ne doit pas être utilisé par une autre société ou un autre groupement de personne | X |
|
Aussi, le nom ne doit pas laisser faussement croire que votre entreprise est liée à une autre personne ou société. De plus, on doit éviter de prendre un nom susceptible d’être confondu avec une société. Si vous ne respectez pas ces conditions, vous risquez de faire face à un recours administratif auprès du REQ.
Toutefois, si un particulier décide d’exploiter une entreprise avec son nom complet, il n’a pas besoin d’avoir recours à une structure légale.
Étape 3 – Immatriculer et enregistrer votre entreprise
Normalement, au Québec, la grande majorité des nouvelles entreprises doivent s’immatriculer auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) à l’aide d’une déclaration d’immatriculation.
L’objectif de cette étape est de regrouper l’information de toutes les entreprises faisant affaire au Québec. À la fin de ce processus, le REQ vous remettra un numéro d’entreprise du Québec (NEQ) qui vous sera utile pour les communications avec le gouvernement.
1) Qui doit produire la déclaration d’immatriculation?
La première chose à faire est de s’assurer que vous devez remplir la déclaration d’immatriculation afin de ne pas avoir une mauvaise surprise dans l’avenir. Dans bien des cas, cette immatriculation doit être faite dans les 60 jours suivant le début des activités au Québec.
Dans le cas où vous avez constitué une personne morale au Québec après avoir déposé les statuts au registre, vous n’aurez pas à produire une déclaration étant donné que cela est automatiquement fait.
Voici les entreprises qui ont l’obligation de s’immatriculer pour faire affaire au Québec:
- L’entreprise individuelle (sauf si son nom est le même que celui du propriétaire),
- L’entreprise individuelle qui exploite un point de vente de tabac ou un salon de bronzage même si le nom est celui du propriétaire,
- La société en nom collectif,
- La société en commandite,
- La société non constituée au Québec, mais qui exerce une activité dans la province, et
- Le syndicat des copropriétés.
Il est possible que vous souhaitiez enregistrer votre entreprise au Québec même si cette dernière n’a pas été constituée selon une loi québécoise. Dans ce cas, assurez-vous d’avoir les informations suivantes:
- Les renseignements de l’entreprise sont publiés dans le registre de l’autre juridiction,
- Les renseignements que vous déclarez au Québec sont les mêmes que dans l’autre registre, et
- L’entreprise n’a pas été dissoute.
Ne pas respecter l’une de ces trois conditions pourrait faire en sorte que le REQ refuse d’immatriculer votre entreprise.
Bon à savoir! Cela veut dire que vous n’ayez pas l’obligation de vous immatriculer dans les cas suivants:
- L’entreprise individuelle opérant sous un nom contenant celui du propriétaire,
- Les organismes publics, les municipalités et toute autre personne morale de droit public,
- La société en participation, et
- Les associations et tout groupe de personnes.
Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas vous immatriculer. En effet, vous avez toujours la possibilité de le faire sur une base volontaire.
L’avantage est que cela rend publiques l’existence de votre entreprise et ses informations. L’entreprise immatriculée aura les mêmes obligations, peu importe si l’immatriculation s’est faite de manière volontaire ou non.
2) Déterminer la classification des activités économiques au Québec
Pour qu’une entreprise exerce une activité ou exploite une entreprise au Québec, elle doit remplir l’une des quatre situations suivantes:
- Elle possède un domicile au Québec,
- Elle possède un établissement au Québec,
- Elle possède une ligne téléphonique au Québec,
- Elle accomplit un acte au Québec afin de générer un profit.
Au moment de votre immatriculation, vous aurez à indiquer les codes d’activités économiques correspondant aux principales activités de votre entreprise. Les principales activités sont:
- Agriculture,
- Alimentation,
- Associations et loisirs,
- Ameublement,
- Exploitation du bois et du papier,
- Habillement et accessoire,
- Construction,
- Transformation des matières,
- Communications,
- Services à la personne,
- Services aux entreprises,
- Transport,
- Textiles,
- Autres commerces, et
- Autres industries.
Le code que vous aurez à écrire se trouve sur le site web du Registraire.
3) Remplir la déclaration d’immatriculation
Si vous souhaitez immatriculer votre entreprise par vous-mêmes, cela est possible grâce à la plateforme Démarrer une entreprise. Cette plateforme vous permet de suivre toutes les étapes pour réussir à bien démarrer une entreprise sans manquer d’étape.
Cette plateforme est exclusive aux entreprises n’ayant pas commencé de démarches auprès du gouvernement ou d’un organisme.
Selon le type d’entreprise que vous êtes en processus de constituer, 4 formulaires vous sont accessibles:
- Déclaration d’immatriculation d’une personne morale,
- Déclaration d’immatriculation d’une personne physique,
- Déclaration d'immatriculation d’une société de personnes,
- Déclaration d’immatriculation d’une association ou d’un groupement de personnes.
Lors de la déclaration, vous aurez à fournir des renseignements personnels (nom, adresse…), mais aussi les noms de votre entreprise, sa mission, et d’autres informations sur son fonctionnement. Les informations dépendent grandement de la forme juridique.
Lorsque vous soumettez la déclaration d’immatriculation, vous aurez à payer un tarif afin que votre demande soit traitée. Il est possible de payer le tarif régulier, mais il existe l’option de payer un tarif prioritaire si vous désirez être traité plus rapidement. Le prix dépend du type de société que vous constituez.
Type de sociétés | Tarif régulier | Tarif prioritaire |
Entreprise individuelle | 38 $ | 57 $ |
Société de personnes ● Société en nom collectif ● Société en commandite ● Société en participation | 58 $ | 87 $ |
Personne morale sans but lucratif / syndicat de copropriété | 38 $ | 57 $ |
Coopérative | 38 $ | 57 $ |
Société par actions / personne morale étrangère | 367 $ | 550,50 $ |
Association et groupement de personnes | 38 $ | 57 $ |
Toutefois, si votre société est régie par les lois de l’Ontario, vous êtes exempté du paiement de ces tarifs. Cependant, vous devez tout de même faire une demande d’immatriculation si vous souhaitez faire affaire au Québec.
Dans ce cas, vous aurez à vous acquitter des frais de traitement, soit 50% du tarif régulier.
Important! Après avoir immatriculé votre entreprise, vous avez toujours de nombreuses obligations qui s’appliquent à vous, dont une déclaration annuelle. Soyez certains de bien les connaître avant de procéder à l’enregistrement.
Enregistrer une entreprise - Un avocat peut être la solution pour vous!
Lorsque vous enregistrez une entreprise, il est nécessaire d’entrer les bonnes informations afin d’éviter de contrevenir à quelconque règlement ou délai. Dans ce cas, un avocat en démarrage d’entreprises est la solution pour vous.
Ce dernier a une expertise dans l’immatriculation des entreprises au Québec et saura vous conseiller en prenant en compte toutes les particularités de votre dossier. Il pourra aussi vous assister dans les prochaines étapes de votre vie entrepreneuriale.
N’attendez plus et remplissez le formulaire dès maintenant pour trouver le bon avocat pour enregistrer une entreprise!
