En raison de l’évolution et de la sophistication constantes des technologies, la protection des données est devenue une nécessité croissante.
Bien que ces avancées offrent des opportunités, elles entraînent également d’importants risques en matière de sécurité et de confidentialité des données.
Face à ces enjeux, le gouvernement québécois a adopté la Loi 25, imposant ainsi aux organismes ainsi qu’aux entreprises publiques et privées des mesures visant à garantir la protection des données personnelles.
Dans cet article, Soumissions Avocat explique la Loi 25 sur la protection des données et expose les obligations qu’elle impose aux entreprises!
Qu’est-ce que la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels?
La Loi 25, officiellement nommée la « Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels », a été adoptée en septembre 2021 au Québec. Cette législation représente une réforme majeure dans le domaine de la protection des données personnelles, visant à adapter le cadre légal à l’évolution rapide des technologies numériques.
La mise en vigueur de ses dispositions s’échelonne sur trois ans, à partir du 22 septembre 2022. Cette loi a été conçue pour renforcer les mesures de sécurité et de confidentialité, tout en offrant aux citoyens québécois un contrôle accru sur leurs informations personnelles.
La Loi 25 apporte des modifications significatives à deux lois principales :
Ces modifications visent à renforcer les pouvoirs de la Commission d’accès à l’information et à améliorer les mesures de confidentialité et de transparence des ministères, des organismes publics et des entreprises. L’objectif est de responsabiliser davantage les entités assujetties à la loi et de garantir aux citoyens un meilleur contrôle de leurs renseignements personnels.
Quelles obligations les entreprises sont-elles tenues de respecter en vertu de la Loi 25?
La Loi 25 impose de nombreuses obligations aux entreprises. Voici les plus importantes à connaître :
I. Nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels
Au sein de chaque entreprise, la personne occupant la plus haute autorité est responsable de veiller au respect et à la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette personne exerce le rôle de responsable de la protection des données personnelles, mais elle peut déléguer cette responsabilité, en tout ou en partie, à une autre personne.
Il est important de noter que les coordonnées et la personne responsable à la protection des renseignements personnels doivent être publiées sur le site internet de l’entreprise ou rendues accessibles par tout autre moyen approprié si l’entreprise n’a pas de site internet.
Cette personne responsable a pour mission de superviser la conformité de l’organisation avec la loi et de gérer toutes les questions relatives aux renseignements personnels et peut proposer diverses mesures de protection. Parmi ces mesures, elle peut recommander :
- La nomination d’une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels.
- L’inclusion de nouvelles mesures de protection des renseignements personnels.
- L’organisation d’activités de formation sur la protection des renseignements personnels.
II. Élaborer et mettre en place des politiques de confidentialité
Les entreprises ont l’obligation de développer et de mettre en œuvre des politiques de confidentialité détaillées.
Ces politiques doivent expliquer clairement comment les renseignements personnels sont collectés, utilisés, partagés et protégés. En effet, toute entreprise doit établir des politiques et pratiques de gouvernance pour garantir la protection des renseignements personnels!
Ces politiques doivent inclure des directives spécifiques concernant :
- La conservation et la destruction des renseignements personnels
- Les rôles et responsabilités des membres du personnel
- Un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des données personnelles
Il est crucial que ces politiques soient proportionnées à la nature et à l’importance des activités de l’entreprise et qu’elles soient approuvées par le responsable de la protection des renseignements personnels.
D’ailleurs, les entreprises doivent prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels, en tenant compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité et de leur support.
Enfin, les entreprises ont également l’obligation de s’assurer que les renseignements personnels utilisés pour prendre des décisions sont à jour et exacts, et conserver ces renseignements pendant au moins un an après la prise de décision.
III. Obtenir un consentement éclairé
La Loi 25 impose aux entreprises des normes rigoureuses en matière de consentement. Le consentement des individus doit être explicite et distinct pour chaque collecte, utilisation ou communication de leurs données personnelles.
Les données personnelles ne peuvent être utilisées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, à moins du consentement de la personne concernée, et ce consentement doit être manifesté de façon expresse, notamment pour les renseignements sensibles.
Les entreprises doivent s’assurer que le consentement est éclairé, en informant clairement et de manière compréhensible les individus sur les objectifs de la collecte et de l’utilisation de leurs renseignements personnels. De plus, lors de l’utilisation de données dépersonnalisées, elles doivent prendre des mesures pour éviter toute identification des personnes physiques.
Exception au consentement
Un renseignement personnel peut toutefois être utilisé sans le consentement de la personne concernée dans les cas suivants:
- Lorsque son utilisation est compatible avec les fins initiales pour lesquelles il a été recueilli.
- Lorsque son utilisation est clairement bénéfique pour la personne concernée.
- Lorsque son utilisation est nécessaire pour prévenir la fraude, évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.
- Lorsque son utilisation est nécessaire pour fournir un produit ou un service demandé par la personne concernée.
- Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques, et qu'il est dépersonnalisé.
Pour qu’une fin soit considérée comme compatible, il doit y avoir un lien pertinent et direct avec les objectifs initiaux de la collecte. De plus, un renseignement personnel est considéré comme dépersonnalisé s’il ne permet plus d’identifier directement la personne concernée.
Protection des enfants
La loi 25 apporte une attention particulière aux données concernant les enfants. En effet, le consentement des parents ou des tuteurs est requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels concernant des mineurs de moins de 14 ans, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice de ce mineur.
IV. Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Les entreprises doivent procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement, de refonte de systèmes d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels.
Cette évaluation doit être réalisée en consultation avec le responsable de la protection des renseignements personnels dès le début du projet.
L’entreprise doit également garantir que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès des personnes concernées puissent leur être communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Il convient de souligner que la réalisation de cette évaluation doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés ainsi qu’à la finalité du projet. En effet, l’entreprise doit prendre en compte le degré de confidentialité des informations en question et de veiller à ce que l’évaluation soit adaptée à l’objectif spécifique du projet.
V. Reporter les incidents de confidentialité
Si une entreprise a des raisons de croire qu’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels qu’elle détient s’est produit, elle doit prendre des mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et prévenir de nouveaux incidents similaires.
Si l’incident présente un risque sérieux de causer un préjudice, l’entreprise doit rapidement informer la Commission d’accès à l’information. De plus, l’entreprise a l’obligation d’informer toute personne dont les renseignements personnels sont concernés par l’incident. Si elle ne le fait pas, la Commission d’accès à l’information peut lui ordonner de le faire!
Il est pertinent de noter que la loi permet à une entreprise confrontée à un risque d’incident de confidentialité d’informer toute personne ou organisme susceptible de réduire ce risque, en divulguant uniquement les renseignements personnels nécessaires à cette fin, sans le consentement de la personne concernée.
Quelles sont les sanctions en cas non-conformité avec la Loi 25 ?
Le non-respect à la Loi 25, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, expose tant les personnes physiques que les entreprises à des sanctions administratives pécuniaires et des sanctions pénales!
Sanctions administratives pécuniaires :
La non-conformité à la Loi 25 peut entraîner des sanctions administratives pécuniaires sévères par la Commission d’accès à l’information. Une sanction administrative pécuniaire peut être imposée à toute personne ou entreprise qui enfreint la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment en :
- Recueillant, utilisant, communicant, conservant ou détruisant des renseignements personnels en contravention avec la loi.
- En omettant de déclarer à la Commission d’accès à l’information ou aux personnes concernées, lorsqu’il y est tenu, un incident de confidentialité.
- Ne prenant pas de mesures de sécurité nécessaires afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
Le montant maximal d’une sanction administrative pécuniaire varie en fonction du statut juridique de la personne contrevenante, allant jusqu’à 50 000 $ pour une personne physique et jusqu’à 10 000 000 $ ou 2% du chiffre d’affaires mondial de l’exercice financier précédent pour les entreprises.
Sanctions pénales :
Les sanctions pénales s’appliquent, entre autres, dans les cas graves où une personne physique ou une entreprise :
- Tente d’identifier une personne physique à partir de renseignements dépersonnalisés sans autorisation de la personne les détenant, ou à partir de renseignements anonymisés.
- Entrave le déroulement d’une enquête ou d’une inspection de la Commission d’accès à l’information, ou l’instruction d’une demande par celle-ci, en fournissant des renseignements faux ou inexacts, ou en omettant de fournir les renseignements requis.
- Enfreins une ordonnance émise par la Commission d’accès à l’information.
Ces infractions entraînant des amendes considérables allant jusqu’à 100 000 $ pour une personne physique et jusqu’à 25 000 000 $ ou 4% du chiffre d’affaires mondial de l’exercice financier précédent pour les entreprises. Il est à noter qu’en cas de récidive, les amendes peuvent être doublées.
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Pour de nombreuses entreprises, se conformer à la Loi 25 représente un défi complexe qui nécessite une assistance.
Afin de faciliter ce processus, il est fortement recommandé de consulter un avocat spécialisé en droit numérique. En faisant appel à ce professionnel du droit, les entreprises peuvent garantir une conformité totale avec la Loi 25, évitant ainsi les sanctions potentielles.
En collaborant avec un avocat compétent dans ce domaine, les entreprises peuvent obtenir des conseils et une assistance pour élaborer des politiques de protection des données et des mesures de sécurité conformes à la loi.
De plus, les entreprises bénéficient d’une représentation légale en cas de problème ou litige relatif à la protection des renseignements personnels!
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